Внедрение системы электронного документооборота на базе СЭД «Е1 Евфрат»
Система электронного документооборота и
автоматизации бизнес-процессов

Внедрение системы электронного документооборота на базе СЭД «Е1 Евфрат»

Внедрение системы электронного документооборота на базе СЭД «Е1 Евфрат»
Отрасль:

Недвижимость

Цель проекта:

Автоматизация делопроизводства и управления документам

Заказчик:

Экоофис

О заказчике:

Группа компаний «ЭКООФИС» работает на московском рынке коммерческой недвижимости уже 20 лет. В настоящее время компания продолжает динамично развиваться, оправдывая свое звание крупнейшего собственника коммерческой недвижимости в Москве. Площадь всех объектов составляет более 300 тыс. кв. м.

Группа компаний «ЭКООФИС» осуществляет полный цикл операций, связанных с недвижимостью, начиная с приобретения, проектирования, ремонта, реализации объектов, и заканчивая их эксплуатацией и управлением.

Описание проекта:

Это одна из первых компаний, в которой при помощи «Е1 Евфрат» были автоматизированы не только стандартные документопотоки (входящие/исходящие/ОРД и прочие), но и специализированные.

СЭД «Е1 Евфрат» обеспечивает:

  • сбор сведений о потенциальных арендаторах, ведение процедуры утверждения арендатора, ведение договорной деятельности по арендуемым помещениям и услугам, предоставляемым арендаторам;
  • ведение единой базы данных и регистрацию входящих,исходящих и внутренних документов, в том числе организационных и распорядительных документов, присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;
  • разграничение прав доступа пользователя к документам, к папкам с документами, в том числе с присвоением ему временных прав на работу с документом, зависящих от его роли в бизнес-процессе (неявные права), бизнес-процессам;
  • возможность создания параллельных и последовательных задач, подзадач соисполнителям;
  • выдачу заданий на рабочую группу, сформированную либо из сотрудников одного подразделения, либо из сотрудников разных подразделений;
  • слежение за ходом исполнения поручений, рассылку уведомлений и напоминаний на пользовательское рабочее место СЭД «Е1 Евфрат» с дополнительным дублированием на адрес внешней электронной почты пользователя.

Эффективность проекта:

  • Повышает скорость поиска необходимых документов в 10 раз.
  • Снижает риск потери документов в 15–30 раз.
  • Сокращает расходы на архив организации в 2 раза.